Mennyi ideig kell megőrizni a számlákat?

Pontosan mennyi ideig kell megőrizni a számlákat? Milyen formában kell azokat tárolni? Hogyan lehet megtalálni az online számlázó programban a korábbi bizonylatokat? Rá lehet bízni a könyvelőre a bizonylatok tárolását? Az alábbiakban minden fontos kérdést megválaszolunk a témával kapcsolatban.

Mennyi ideig kell megőrizni a számlákat? Az adózás rendjéről szóló törvény alapján, minden vállalkozó köteles megőrizni öt éven át azokat a bizonylatokat, amelyek szükségesek az adókötelezettség meghatározásához. Az öt évet a naptári év utolsó napjától kell számítani. Szóval, ha 2022. január 10-én került kiállításra a számla, akkor az öt évet 2022. december 31-től kell számolni.

A kinyomtatott bizonylatok nem helyettesíthetik az e-számlákat

Ahogy említettük, az öt év az adózás rendjéről szóló törvény szerint kerül megállapításra. Azonban a számviteli törvényt is figyelembe kell venni, mely alapján nyolc éven át kell megőrizni a vállalkozónak a kiállított bizonylatokat. 

Milyen formában kell tárolni a bizonylatokat? A hagyományos, papíralapú számlákat nyomtatott formában kell tárolni. Az elektronikus számlákat, melyek időbélyeggel vannak hitelesítve, pedig elektronikus formában. Utóbbi esetben egy esetleges NAV-ellenőrzés során a kinyomtatott bizonylatok nem helyettesíthetik az e-számlákat. Természetesen ettől függetlenül ki lehet nyomtatni azokat, ha azzal megkönnyíthető az adminisztrációs munka.

T+13 évig kerülnek megőrzésre a számlák

Az online számlázó programok esetében általában az aktuális év bizonylatai kerülnek megjelenítésre. Azonban ez nem jelenti azt, hogy nem kerülnek tárolásra a korábbi bizonylatok. Például a Billingo online számlázó programban T+13 évig kerülnek megőrzésre a számlák.

Hogyan lehet megtalálni az online számlázóban a korábbi bizonylatokat? A Billingo felületén a bizonylatlista oldalon a szűrők gombra kattintva könnyen megtalálhatóak a korábbi bizonylatok. Egyszerűen meg lehet határozni azt, hogy a kiállítás, a fizetés vagy a teljesítés dátuma alapján történjen a keresés. Ezt követően a naptár ikonra kell kattintani és ki kell választani a dátumot. Ezután az online számlázó program listázza a keresett bizonylatokat. Ez a lehetőség a vállalkozó és a könyvelő munkáját egyaránt megkönnyíti.

A bizonylatok megőrzését nem lehet a könyvelőre hárítani

Az említettek mellett azzal fontos tisztában lenni, hogy a bizonylatok megőrzését nem lehet a könyvelőre hárítani, ugyanis az a vállalkozásnak a kötelezettsége. A könyvelőnek csupán azokat a beszámolókat és iratokat kell tárolnia, melyekre tárolási kötelezettsége van. Nem tartoznak ebbe a körbe a számlák.

A vállalkozásnak a bizonylatokat és az iratokat olyan helyen kell tárolnia, mely be van jelentve az adóhatósághoz. Továbbá fontos, hogy a NAV esetleges felhívása esetén három munkanapon belül be tudja mutatni a vállalkozó a számlákat és az iratokat.